Distributore, progettista, installatore: lavorare sullo stesso progetto senza perdere i pezzi
Perché conviene consegnare il progetto invece di mandare un PDF, come tornano indietro le modifiche dell'installatore e come si tiene ordine quando nella stessa azienda ci lavorano in tanti.
Chi prepara impianti per i clienti installatori conosce bene il giro. Il progettista disegna l'impianto, il commerciale fa l'offerta, all'installatore arriva un PDF. Poi c'è il sopralluogo: una telecamera va spostata perché il muro non è quello della pianta, serve un'uscita in più, il cliente vuole anche il retro. Le modifiche tornano per telefono, in un'email con le note a margine, a volte come foto della stampa scarabocchiata. Il progettista le rifà sul suo file, e intanto l'installatore ha già cambiato qualcos'altro sul suo.
Al momento dell'ordine le versioni sono due o tre, e nessuno è più sicuro di quale sia quella giusta. La distinta sbagliata si scopre in cantiere.
Il problema non è la buona volontà: è che il progetto viaggia come allegato. Un allegato non si aggiorna, non si confronta e non dice chi ha cambiato cosa.
1. Il progetto come oggetto vivo, non come allegato
Nel planner il progetto è fatto di pianta, elementi, cavi, disegni e distinta. Si consegna con un link: chi lo riceve lo prende in carico nella sua organizzazione e ne ha una copia sua, completa, su cui lavorare con i suoi strumenti. I dati del committente per i documenti privacy non partono: li tratta chi segue l'impianto, e restano da lui.
Da quel momento le due copie restano collegate. È questo che cambia il giro: le modifiche non tornano più come note da ricopiare, tornano come versioni del progetto.
2. Prima di tutto, i punti fermi
Il planner salva da solo ogni modifica, quindi serve un modo per dire «questa è la versione dell'offerta». È la revisione: dal menu Progetto, «Revisioni…», si fissa com'è il progetto in quel momento, con un nome che lo spieghi. Per esempio «offerta inviata», «dopo sopralluogo», «variante con il retro».
Alcune il planner le crea da solo: quando consegni il progetto, quando mandi la richiesta materiale e quando escono i documenti privacy. Così ogni passaggio che conta ha la sua fotografia, anche se nessuno si è ricordato di farla.
Una revisione si guarda in sola lettura, si ripristina o si apre come progetto nuovo. Prima di un ripristino lo stato di adesso viene salvato a sua volta: non si perde mai niente.
3. Il ritorno: la versione dell'installatore come proposta
L'installatore lavora sulla sua copia: sposta, aggiunge, cambia prodotto. Quando è pronto apre Revisioni, sezione Collaborazione, e preme Manda questa versione. Il suo progetto non cambia; dall'altra parte arriva una proposta da valutare.
Chi l'ha consegnato la vede segnalata sotto il nome del progetto e riceve un'email. Prima di decidere la confronta con il progetto aperto:
- + quello che la proposta aggiunge: la telecamera sul retro, l'alimentatore che serve;
- − quello che toglie;
- ~ quello che cambia: la telecamera spostata di due metri, il rivelatore con un altro prodotto;
- e, prodotto per prodotto, quanti pezzi erano e quanti diventano.
Il confronto riconosce gli oggetti: la telecamera spostata dall'installatore è la stessa telecamera, non una tolta e una rimessa. Per questo si legge in pochi secondi, anche su un progetto grande.
Poi si adotta o si scarta. Adottare porta nel progetto piante, elementi, cavi e scelte tecniche della proposta; le automazioni e i dati del committente di chi adotta restano i suoi. Anche qui, prima, lo stato di adesso viene salvato: se ci si ripensa, si torna indietro.
4. I giri successivi
Il giro non finisce alla prima proposta. Il progettista adotta, corregge la distinta e rimanda la sua versione; l'installatore la ritrova come proposta nella sua copia. Si va avanti nei due sensi tutte le volte che serve, e ognuno ha sempre davanti il suo progetto, non un PDF da rileggere.
Quando il lavoro è chiuso, uno dei due scioglie il collegamento e lo scambio si ferma; le proposte già arrivate restano fra le revisioni.
5. Dentro l'organizzazione: chi vede che cosa
Un distributore con più commerciali e più progettisti ha anche un problema interno: tutti vedono tutto, e capita che due persone mettano le mani sullo stesso progetto. Ogni progetto ora ha un livello, scelto da chi ne risponde dal menu Progetto, «Chi lo vede…»:
| Livello | I colleghi |
|---|---|
| Condiviso | lo vedono e lo modificano |
| In lettura | lo vedono, ma non lo modificano |
| Personale | non lo vedono |
Proprietario e amministratori vedono sempre tutto: il lavoro è dell'azienda, non della persona. Possono anche cambiare chi risponde di un progetto. Quando qualcuno lascia l'organizzazione, i progetti di cui rispondeva passano a chi lo toglie, che li vede elencati: niente resta orfano. Il livello con cui nascono i progetti nuovi si sceglie nella pagina Organizzazione.
In lettura è il livello che serve di più a chi lavora in squadra. Il collega che vuole proporre una modifica preme Lavora su una copia: nasce una copia personale, collegata al progetto, come una consegna fatta dentro l'azienda. Ci lavora con calma e manda la sua versione; chi risponde del progetto la confronta e decide che cosa entra. Il progetto resta uno, e le idee dei colleghi arrivano ordinate, una proposta alla volta.
6. Un giro completo
Ecco come si incastra tutto, dal primo disegno all'ordine:
- il progettista del distributore prepara l'impianto e fissa la revisione «offerta»; il progetto è in lettura per i colleghi, così nessuno lo tocca per sbaglio;
- il commerciale lo consegna all'installatore; la consegna crea da sola una revisione;
- l'installatore fa il sopralluogo, sposta due telecamere, aggiunge un rivelatore e manda la sua versione;
- il progettista riceve l'email, confronta, adotta, sistema i prodotti e rimanda la versione corretta;
- l'installatore la adotta: la distinta da ordinare è quella del progetto che hanno approvato tutti e due, e quella versione resta fra le revisioni, con il suo nome.
Da ricordare
- Una revisione con un nome a ogni passaggio importante: è quello che, fra un mese, ti fa capire che cosa era stato offerto.
- Confronta sempre prima di adottare: è un minuto, e mostra anche quello che non ti aspettavi.
- Se i documenti privacy erano già usciti, dopo un'adozione o un ripristino vanno rigenerati: il planner lo ricorda e chiede conferma.
- Per collaborare serve una consegna presa in carico da questo aggiornamento in poi: le consegne più vecchie non sono collegate.
- Mandare e ricevere proposte è possibile su tutti i piani; le revisioni da salvare e ripristinare sono comprese nei piani a pagamento.
